Belge üretimindeki 4 önemli faktör nedir?

Örneğin Ham (1993:26), belgelerin yaşam döngüsünün toplam dört evreden oluştuğunu ifade etmektedir. Ham’a göre belgeler, üretim, güncel kullanım, yarı güncel ya da güncel olmayan depolama ve imha ya da muhafaza etme şeklinde dört evreye sahiptir.

Yaşam döngüsü , üretim işleminden arşivlerde muhafazaya kadar belgenin geçtiği bütün evreleri ifade eden süreçtir. Yaşam döngüsü modeli , belgenin çeşitli evrelerden sıralı olarak geçmesini ifade etmektedir. Bu modelin ilk evresinde belgeler yasal bir dayanağa ve belli bazı standartlara uygun bir biçimde üretilir.

Belge üretimde dikkate alınması gereken dört faktörün bulunduğu görülür. Bunlar ; • Miktar • Kalite • Zaman • Maliyettir. Belge üretiminde yapılması gereken, bu faktörler için en uygun değerleri bulmaya çalışmak olmalıdır. Belge üretiminin konusu, üretilmiş olan değil, üretilecek olan belgelerle ilgilidir.

Belge Yönetimi Dört Aşamada Ele Alınmaktadır. Bunlar; (1) üretim-dolaşım (2) dosyalama-erişim-kullanım (3) depolama-koruma (4) değerlendirme-düzenlemedir.